Politica de confidențialitate

Operatorul datelor dumneavoastră este:

Pentru orice solicitare privind datele cu caracter personal ne puteți scrie la adresa de e-mail de mai sus.

• Date de cont: adresa de e-mail, numele (dacă îl furnizați), limba aleasă și preferințele de notificare.
• Datele firmei pe care le confirmați: CUI, denumire, forma juridică, codurile CAEN, statutul de TVA și atributele de activitate pe care le declarați. În cazul persoanelor fizice autorizate și al profesiilor liberale, aceste date pot identifica o persoană fizică și le tratăm ca date cu caracter personal.
• Date despre folosirea serviciului: actele pe care le urmăriți, cele pe care le marcați ca fiind sau nefiind ale dumneavoastră, notificările citite și e-mailurile pe care vi le-am trimis.
• Dovezi ale acordurilor: data la care ați acceptat termenii și politica de confidențialitate, versiunea acceptată și o formă trunchiată a adresei IP.
• Date tehnice: jurnale de acces și de securitate, inclusiv adresa IP și tipul navigatorului.
• Cereri de acces: dacă ne-ați cerut acces prin formularul de pe site, datele introduse acolo.

Nu colectăm date din categorii speciale și nu vă cerem datele cardului: plățile sunt procesate de Paddle, iar noi nu avem acces la datele instrumentului de plată.

• Pentru a vă furniza serviciul (contul, notificările, fluxul personalizat), pe temeiul executării contractului (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).
• Pentru securitatea serviciului, prevenirea abuzurilor, jurnale de audit și apărarea drepturilor noastre, pe temeiul interesului legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Pentru îndeplinirea obligațiilor legale, de exemplu cele fiscale și contabile (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).
• Pentru cookie-uri sau tehnologii care nu sunt strict necesare, doar cu consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR). În prezent nu folosim astfel de cookie-uri.

E-mailurile pe care vi le trimitem fac parte din serviciul cerut. Vă puteți dezabona oricând, cu un singur clic, din orice e-mail sau din Setări.

Din registre publice oficiale: ANAF (statutul de TVA, starea de activitate și, din situațiile financiare anuale pe care ANAF le publică, cifra de afaceri și numărul mediu de salariați) și Registrul Comerțului, prin datele deschise publicate pe data.gov.ro (coduri CAEN, formă juridică). Le preluăm pe baza CUI-ului introdus de dumneavoastră și le confirmați înainte de a fi salvate. Cifra de afaceri și numărul de salariați se actualizează lunar din aceeași sursă: cifra de afaceri este cea raportată, iar numărul de salariați îl puteți modifica în profil.

Când prezentăm LexAlia unei firme, introducem CUI-ul ei și preluăm datele publice despre firmă din registrele ANAF și ale Registrului Comerțului (denumirea, forma juridică, codurile CAEN, sediul, cifra de afaceri și numărul mediu de salariați din situațiile financiare publicate), ca să arătăm ce acte publicate ar privi-o.

Putem trimite unei firme, prin e-mail, un raport ca cel din prezentare: actele publicate în ultima perioadă care ar privi-o. Îi scriem doar la o adresă profesională pe care firma o face publică (pe site-ul ei, în registre sau în anuare de firme), niciodată la o adresă personală, și doar când serviciul are legătură cu activitatea ei. Fiecare mesaj este trimis individual, spune de unde avem adresa, trimite la această politică și vă permite să refuzați printr-un simplu răspuns.

Păstrăm o listă a firmelor cărora le-am prezentat serviciul sau le-am scris: CUI-ul, denumirea, forma juridică, codul CAEN principal, data prezentării și câte acte ar fi fost relevante, iar pentru cele cărora le-am scris, adresa de e-mail și corespondența. Pentru o persoană fizică autorizată, o întreprindere individuală sau una familială, denumirea conține numele unei persoane, deci este o dată cu caracter personal; la fel o adresă de e-mail care conține numele cuiva.

Temeiul este interesul nostru legitim de a ne prezenta serviciul (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Datele se șterg la 12 luni după ultima prezentare sau ultimul mesaj ori, mai devreme, la cererea firmei. Vă puteți opune oricând, răspunzând la mesaj sau scriindu-ne la adresa de contact din secțiunea 1. Atunci ștergem datele firmei și păstrăm doar adresa de e-mail, ca să nu vă mai scriem.

Potrivirea automată („relevant”, „posibil relevant”, „nu e relevant”) este rezultatul unei evaluări automate: comparăm datele firmei cu domeniul de aplicare al fiecărui act, extras automat din textul oficial. Evaluarea are rol informativ, nu produce efecte juridice asupra dumneavoastră și nu ia nicio decizie în numele dumneavoastră. O puteți corecta oricând, marcând un act ca fiind sau nefiind al dumneavoastră.

Rezumatele sunt generate cu un model de inteligență artificială, pornind exclusiv de la textul public al actelor. Nu transmitem datele dumneavoastră sau ale firmei către furnizorul modelului: rezumatul unui act se generează o singură dată și este același pentru toți utilizatorii, iar potrivirea cu firma se face în sistemul nostru.

Folosim furnizori care prelucrează date în numele nostru, pe baza unor contracte de prelucrare:

• Hetzner Online GmbH (Germania): găzduirea aplicației și a bazei de date, în centre de date din Uniunea Europeană.
• Clerk, Inc. (SUA): autentificare, respectiv adresa de e-mail, numele și datele sesiunii.
• Resend, Inc. (SUA): trimiterea e-mailurilor, respectiv adresa de e-mail și conținutul mesajului.

Corespondența prin e-mail cu noi, inclusiv mesajele către firmele cărora le scriem despre serviciu, trece prin Gmail, serviciul de e-mail al Google Ireland Limited.

Paddle (Paddle.com Market Limited, Regatul Unit, și societățile afiliate) procesează plățile abonamentelor ca vânzător înregistrat și este operator independent pentru datele de plată și de facturare, potrivit propriei politici de confidențialitate.

La comandă transmitem către Paddle adresa de e-mail a contului și datele firmei: denumirea, CUI-ul, codul de TVA (dacă există) și adresa sediului social, preluate de la ANAF, pentru ca factura să fie emisă pe numele firmei.

Putem dezvălui date autorităților, atunci când legea ne obligă. Nu vindem datele dumneavoastră și nu le folosim pentru publicitate.

Baza de date este găzduită în Uniunea Europeană. Furnizorii din Statele Unite (autentificare, e-mail) și Google, pentru corespondența prin Gmail, pot prelucra datele indicate mai sus în afara SEE; aceste transferuri se bazează pe clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană și, acolo unde furnizorul este certificat, pe Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor. Transferurile către Regatul Unit se bazează pe decizia de adecvare a Comisiei Europene.

• Datele contului și ale firmei: cât timp contul există. La ștergerea contului sunt eliminate imediat și definitiv.
• CUI-ul firmei care a folosit luna gratuită și perioada acesteia: și după ștergerea contului, fără legătură cu contul sau cu persoana care l-a deschis, pentru ca luna gratuită să poată fi acordată o singură dată fiecărei firme (interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Conținutul e-mailurilor trimise: 90 de zile.
• Copiile de siguranță ale bazei de date: cel mult 30 de zile, după care sunt suprascrise.
• Jurnalul de audit: păstrează faptul că o acțiune a avut loc; după ștergerea contului nu mai conține date care să vă identifice.
• Cererile de acces nefinalizate: cel mult 12 luni.
• Firmele cărora le-am prezentat serviciul sau le-am scris: 12 luni după ultima prezentare sau ultimul mesaj.
• Cifra de afaceri și numărul de salariați preluate de la ANAF: cât timp contul există; pentru firmele cărora le-am prezentat serviciul, 12 luni după ultima prezentare.
• Adresa de e-mail a unei firme care a cerut să nu i se mai scrie: cât timp e nevoie ca să nu îi mai scriem.
• Documentele de facturare: pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă, de către vânzătorul înregistrat.

Legislația monitorizată și rezumatele ei nu sunt date cu caracter personal și rămân în sistem.

Aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare, de portabilitate și de opoziție, precum și dreptul de a vă retrage oricând consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe el.

Două dintre ele le puteți exercita direct: Setări → Descarcă datele mele (acces și portabilitate) și Setări → Șterge contul (ștergere, cu efect imediat și ireversibil). Pentru celelalte ne scrieți la adresa de contact; răspundem în cel mult o lună.

Dacă socotiți că datele dumneavoastră sunt prelucrate nelegal, puteți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, www.dataprotection.ro.

Datele sunt transmise criptat, accesul la ele este limitat și jurnalizat, iar fiecare cont vede doar datele propriei organizații. Niciun sistem nu este complet sigur; dacă aflăm de o încălcare a securității care vă afectează datele, vă anunțăm potrivit legii.

Serviciul se adresează profesioniștilor și nu este destinat persoanelor sub 18 ani.

Putem actualiza această politică. Versiunea în vigoare este cea publicată aici, cu data ultimei actualizări; modificările importante vă sunt comunicate pe e-mail.